DSGVO - Datenlöschung
Übersicht
TimePunch bietet die Möglichkeit eine Datenlöschung für historische Mitarbeiterdaten durchzuführen. Arbeitszeitdaten müssen nach aktueller Rechtsprechung 6, bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden.
Hinweis : Durch das Abwählen der Auswahlbox „Aktive Mitarbeiterprofile anzeigen“, werden ebenfalls bereits gekündigter Mitarbeitender angezeigt, die nicht mehr im Unternehmen sind. Auch von diesen Mitarbeitenden können die Daten gelöscht werden.
Die Löschung kann durch einen Klick auf die Schaltfläche „Datenlöschung durchführen“ gestartet werden.
Beim Klick auf die Schaltfläche „Datenlöschung durchführen“ werden die Mitarbeiter, nach Namen sortiert, in einem separaten Dialog gelistet und nochmal explizit nach Erlaubnis zur Datenlöschung gefragt.
Hinweis : Da die Datenlöschung nicht mehr Rückgängig gemacht werden kann, wird dringend empfohlen eine Datenbanksicherung vorzunehmen, bevor die Datenlöschung erfolgt.
Rolle des Datenschutzbeauftragten
In TimePunch wird die neue Rolle des Datenschutzbeauftragten eingeführt.
Nach der neuen DSGVO hat der Datenschutzbeauftragte bzw. der Koordinator das „Einsichtsrecht in sämtliche relevante Unterlagen“. Der Datenschutzbeauftragte hat lesenden Zugriff auf alle Daten innerhalb von TimePunch. Er wird damit in TimePunch der Administrator*in gleichgestellt, jedoch ohne das Recht die eingesehenen Daten verändern zu können.
Der Datenschutzbeauftragte kann somit die Einhaltung der Löschfristen überwachen, eine Datenlöschung durchführen, sowie den entsprechenden Bericht der „DSGVO Auskunftsbogen“ für alle Mitarbeitenden aufrufen.